やむを得ない事情で葬儀に参列できず、香典を郵送することになった場合、単に現金を送るだけでは事務的で冷たい印象を与えてしまうため、必ずお悔やみの手紙（添え状）を同封するのが大人のマナーです。この手紙は、長く書く必要はありませんが、いくつかの基本的なルールと構成要素を押さえておくことで、相手に失礼なく、かつ温かい気持ちを伝えることができます。まず用意する便箋は、白無地の一筆箋か、罫線が薄いグレーなどのシンプルなものを選び、派手な柄や色がついたものは避けるべきです。筆記具は、薄墨の筆ペンや万年筆が正式とされていますが、黒のボールペンや万年筆でも構いませんので、丁寧に手書きすることが重要であり、印刷された文字よりも手書きの方が書き手の心が伝わりやすいからです。手紙の構成としては、冒頭で「この度は、ご愁傷様でございます」といったお悔やみの言葉を述べ、次に「本来であれば参列してご焼香させていただくべきところ、遠方につき（または、やむを得ない事情により）叶わず、申し訳ございません」と、参列できない非礼を詫びる文言を続けます。そして、「心ばかりですが、お香典を同封いたしましたので、御霊前にお供えください」と、香典を同封した旨を伝え、最後に「寒さ厳しき折、ご遺族の皆様におかれましては、どうぞご自愛ください」といった遺族を気遣う言葉で締めくくります。この際、忌み言葉（「たびたび」「再び」など）を使わないことはもちろん、季節の挨拶（時候の挨拶）も不要であり、すぐに本題に入るのが弔事の手紙の特長です。封筒に入れる際は、香典袋（不祝儀袋）とは別に、手紙を折って入れるか、あるいは現金書留の封筒の中に、香典袋と並べて手紙を入れる形でも問題ありません。手紙一つ添えるだけで、受け取った遺族は「わざわざ書いてくれたんだな」と温かい気持ちになり、欠席したことへのマイナスイメージが払拭されるだけでなく、故人を偲ぶ気持ちを共有できたという安堵感を得ることができるのです。